• 2.1. Kogumisel saadud andmete ja eeldokumentide kasutamine vastuvõtu dokumentatsioonis
• 2.2. Lõpliku valiku tegemine
• 2.3. Objektide jaotamine kogudesse, museaalile numbri määramine ja füüsiline märgistamine
• 2.4. Autori- ja kasutusõiguste määramine
• 2.5. Museaalile püsiasukoha määramine

Oht – kogutud objektide kohta tehtud oluliste ülestähenduste segi või kaotsiminek. Põhjus – teave objekti kohta on erinevatel infokandjatel (erinevatel paberilehtedel või failides, pildistusel, helisalvestisena vms) ja fikseeritud erinevate isikute poolt.

• Lahendus - säilita kõik kogutud info vastava objekti juures. Juhul kui see pole võimalik, mõtle välja süsteem (nt nummerdamine jms), kuidas seda hallata. Suurte kogumite puhul püüa objekte grupeerida, säilita info grupeeringu juures.

Oht – piirdutakse ainult kogumisel saadud andmetega, mis on võib-olla kiirustades tehtud ja seetõttu puudulikud.

• Lahendus – võimalusel tuleks andmeid täpsustada, et puudulike andmete tõttu ei kaotaks objekt oma väärtust.

Probleem – jäetakse algdokumendist andmeid vastuvõtudokumenti üle kandmata, hiljem (nt museaali kirjeldamise, uurimise etapis) võib selguda, et oluline teave jääb puudu.

• Lahendus – tuleb pöörata erilist tähelepanu andmete ülekandmisele vastuvõtudokumentatsiooni.

Iga kogutud eseme või esemekomplekti kohta tuleb täita vastuvõtudokumentatsioon (muuseumikogu täiendamise komisjoni protokoll, asja üleandmise akt, vastuvõtuakt, võimalikud lisalepingud). Kogude täiendamisel saadud teave on oluline kanda vastuvõtudokumentidesse. Vastuvõtudokumentatsioonis olev teave pole automaatselt avalik väljaspool muuseumi Vastuvõtudokumentatsioonis olev teave ei ole automaastelt avalik, seetõttu võib sinna kirjutada ka konfidentsiaalsed andmed ja muuseumi poolsed märkused tähelepanekud nii kogumise kui vastuvõtmise kohta. Need on olulised kaastöötajatele, kes kirjeldavad museaale ja aja möödudes aitavad mõista seisukohti ja valiku põhimõtteid. Juhul kui vastuvõtudokumentatsiooni täitmisel ilmneb, et objekti kohta kogutud teavet on liiga vähe, peaks selles etapis infot juurde otsima.

Kogude täiendamisel saadud infost tuleb vastuvõtudokumentatsiooni kanda järgnevad andmed:

• esialgne nimetus
• autor (teose korral)
• esmane lühikirjeldus
• seisund
• kahjustused (olemasolul)
• tulmelegend, mis koostatakse üleandja poolse info põhjal ja sisaldab võimalikult palju taustateavet (objekti kasutamise ja valmistamise kohta)
• objekti muuseumisse jõudmise teekond ehk kuidas toimus kogude täiendamine (kogumisprojekt, ost, annetus, tellimustöö; kes kogude täiendamise algatas või seda toetas)
• üleandja andmed (nimi, isikukood või registrikood ja kontaktandmed)
• autoriõigustega ja objekti kasutamiseõigusega seotud andmed

Kogude täiendamisel saadud lisateavet objektide kohta, mida ei võetud arvele, võiks säilitada, kuna see võib hiljem vajalikuks osutada. Aastaid tagasi muuseumisse jõudnud objektide, mis ei ole erinevatel põhjustel arvele võetud, kohta tuleb otsida lisainfot vanadest dokumentidest (korjamisraamat, kataloog, kogumispäevik vms).