Museaalile püsiasukoha määramine


Püsiasukoht on museaali alaline asukoht muuseumis, tavaliselt hoidlas. Tänapäeva muuseumides registreeritakse museaalide asukohad reeglina infosüsteemis. Infosüsteem võimaldab museaalide paiknemist ja liikumist paremini, ülevaatlikumalt ning laiahaardelisemalt hallata kui paberil dokumentatsioon. Asukoha fikseerimine on üks olulisi nõudeid museaalide dokumenteerimisel. Museaali liikumine peab olema jälgitav ja ajas tagasi pööratav. Asukohtade dokumenteerimissüsteemi ehk asukohapuud haldab peakasutaja (st peavarahoidja või teine vastutav isik)

Võimalikud ohud, probleemid museaali püsiasukoha määramisel

Asukohtade süsteemi loomisel ei mõelda põhjalikult läbi reaalset kasutamist.

Asukohtade süsteemis juhuslike terminite või isikunimede kasutamine tekitab olukorra, et tulevikus ei saada sellest enam aru.

Hoidlas asukohtade süsteemi luues ei mõelda kogude juurdekasvule.

Museaalile määratakse asukoht, mis on kas liiga üldine või liiga detailne. Esimesel juhul on raske museaali hoidlas üles leida. Teisel juhul on asukohtade muutmine infosüsteemis liiga töömahukas, samuti muudab ümberkorraldused hoidlas keerukamaks. Liiga detailse (pika asukohahierarhiaga) süsteemi kasutamisel võib kergemini tekkida vigu.



Museaali püsiasukoha määramisel tehtavad toimingud

Asukohtade määramisele eelnev toiming on infosüsteemis asukohapuu koostamine. Asukohapuu koostamisele omakorda eelneb hoidlaruumides loogilise süsteemi väljatöötamine vastavalt võimalustele, hoidla mööbli (riiulite, kappide vms) ning selle sektsioonide (laudiste või sahtlite) nummerdamisel.

Asukohapuu peaks olema muuseumisiseselt ülesehitatud ühtse süsteemi alusel ja vastava muuseumi töötajatele ühtviisi arusaadav. Püsiasukoht ei ole avalik teave, näiteks MuIS süsteemis on asukoht nähtav ainult MuIS töökeskkonnas sama muuseumi töötajatele.

Järgnevalt on toodud mõned näited võimalikust asukohapuust. Näidete koostamisel on lähtutud mitme eri muuseumi praktikatest. Asukohapuu on tavaliselt koostatud hierarhiliselt ning igal muuseumil on välja kujunenud erinevad nimetused ja märkimisviisid.

  hoone / ehitis
        ruum / kogu
              riiul / kapp / kohver
                            laudis / sahtel

Näide nr. 1:

muuseum: [muuseumi nimi]
   ehitis: [ehitise nimi]
       +ruum: 222 (… materjali hoidla)
          + riiul: 222/I
               +laudis: 222/I/01

Näide nr. 2:

 muuseum: [muuseumi nimi]
   ehitis: [ehitise nimi]
       +ruum: 222 (… materjali hoidla)
          + laudis: 222/300

Kõik laudised on jooksvalt nummerdatud, seda on parem kasutada väiksemate hoidlate puhul.

 

  • Asukohasüsteemi loomisel tee eelnevalt kindlaks, kuidas asukohad süsteemi erinevates päringutes kuvavad.

Näiteks MuIS süsteemis on vaja kõikidele hierarhia astmetele lahti kirjutada kõik eelnevad astmed (nt 222/I/01), hierarhiate eraldamiseks võib kasutada kaldkriipsu. Vastasel korral oleks MuISis püsiasukoht nähtav kujul „Asukoht: püsiasukoht 01 laudis“, mis on ebapiisav.

  • Ruumi on kasulik tähistada sama numbriga, mis on ka tuletõrjeplaanil, see võib olla abiks ohuplaani koostamisel. Sulgudes saab näiteks ruumi numbri juurde märkida täpsustuse, mis tüüpi materjalid (või millised kogud) selles hoidlas on, et ei tekiks segadust.
  • Parem on märkida ruumi kui kogu järgi, eriti kui samasse asukohta tuleb hoiustada mitme erineva muuseumikogu asjad (nt kunst, fotod, arhiivkogu).
  • Loetavuse kergendamiseks võib kasutada erinevatel hierarhiatasanditel vaheldumisi rooma ja araabia numbreid.
  • Kui laudiseid on rohkem kui 10, siis ühekohalise numbri ette 0 märkimine aitab laudiste järjestust infosüsteemis hoida loogilisena.


Asukohapuud saab ka vajaduse korral hiljem täiendada või muuta vastavalt süsteemi võimalustele. Näiteks MuIS süsteemis saab kustutada asukohta ainult siis kui asukoha ja objektide seos on kustutatud ehk museaalid on süsteemis vastava aktiga ümberhoiustatud mujale.

MuISi kasutuskeskkonnas saab museaalide püsiasukohta muuta hoiustamisaktiga. Koos püsiasukoha muutmisega hoiustamisaktis muutub ka jooksev asukoht.



Näited praktikast

Näite lisamiseks pead olema sisselogitud.

Muuseum juhindus teadmisest, et museaali asukohta MuISis tuleb muuta Hoiustamisaktiga ja tõsiasjast, et asukoha muutmisel muutuvad nii püsi- kui jooksev asukoht.

Kogude kolimistega seoses oli vajalik muuta asukohti suurel hulgal museaalidel. Osa asukohti kadusid üldse ära, kuid neid ei saanud asukohapuust ära kustutada, kuna mõni museaal oli väljaandeaktiga või muuseumisisese kasutamise aktiga ajutises kasutuses. Ootamatult ja kogemata selgus positiivse üllatusena, et ajutises kasutuses olevate museaalide puhul muudab hoiustamisakt ära ainult püsiasukoha. Sai võimalikuks asukohapuu korrastamine ja olematute asukohtade kustutamine.



Kommentaarid

Kommenteerimiseks ja kommentaaridele vastamiseks pead olema sisse logitud!


Abiks (viited ja lingid)


Nimetus Kommentaar Lisainfo Fail
Museaali ja muuseumisse kauemaks kui aastaks hoiule võetud asja märgistamise ja säilitamise kordVastu võetud 08.07.2013. Muuseumiseaduse rakendusmäärus

5D Vision