Objektid, mis on väärt alalist säilitamist, võetakse vastu muuseumikogusse. Selle tegevuse tulemusel objekt muutub museaaliks. Lisaks muuseumikogule on sageli muuseumides abikogu (või kasutuskogu), kus säilitatakse muuseumi tegevust toetavaid objekte. Vahel võetakse abikogusse ka objekte, mille väärtust ei suudeta kohe kindlaks määrata, kuid tundub, et ajaga võivad nad osutuda säilitamist vajavaks. Abikogusse arvatud asjad ei ole museaalid.
Eraisikutelt ja juriidilistelt isikutelt hoiule võetud asjad liigitatakse hoiule võetud asjade ehk deposiitide kogusse.
Muuseumikogu võib olla jaotatud alakogudeks museaalide rühmade või liikide järgi. Võimalik on ka materjalipõhine jaotus.
Museaalide jaotamine alakogudesse ja numbrimärgistus võimaldavad tagada muuseumikogu haldamise ning säilimise.
Numbrikombinatsioon / tulmekood museaalil näitab museaali kuulumist konkreetse muuseumi kogusse ja selle alakogusse. Museaali numbri elemente ei valita juhuslikult, vaid neil on sisuline tähendus, mis arvestab konkreetse muuseumikogu struktuuri ja arvelevõtu süsteemi. See tagab ühtse statistika läbi aastate. Numbri andmisega vastuvõtuakti vormistamisel muutub objekt muuseumikogu osaks ehk museaaliks. Numbrikombinatsiooni kandmine museaalile loob seose füüsilise objekti ja vastuvõtu dokumentatsiooni vahel. Museaali number on siduv element kõikides järgnevates dokumentides, millega fikseeritakse museaali „elu“ muuseumis.
Probleemiks võib olla nii olemasolevast tulmekoodist range kinnihoidmine kui kergekäeline muutmine. Muudatusi tuleb teha läbimõeldult ja paindlikult.
Hoitakse jäigalt kinni olemasolevast numbrikombinatsioonist, mille tulemusel jäävad kasutamata süsteemi võimalused muuta kogude haldamine hõlpsamaks.
Kasutades uusi kogude haldamise süsteeme muudetakse museaali numbrikombinatsiooni kardinaalselt, mille tulemusel tehakse endale suur hulk lisatööd – olemasolevate museaalide ümbernummerdamine.
Ei järgita muuseumiülest süsteemi museaali numbrikombinatsiooni moodustamisel, mille tulemusel on raske aru saada, mida numbri elemendid (erinevad osad) tähendavad.
Museaali märgistamisel ei kirjutata peale muuseumi lühendit, mille tulemusena näitusel, kus on koos mitme muuseumi esemed, ei saada aru, millisesse muuseumisse ese kuulub.
Number jäetakse museaalile kohe kandmata, mille tulemusel on pärast keeruline museaali ja sellega seotud dokumentatsiooni kokku viia.
Numbrikombinatsioon kirjutatakse peale kirjutusvahendiga, mis ei ole mõeldud pikaajaliseks säilimiseks, mille tulemusel on kogudes esemeid, millel puudub info.
Numbrikombinatsiooni peale kirjutamisel esemetele ei järgita ühtset reeglit (iga kord ise kohta), mille tulemusel on esemeid käsitledes raske numbrit leida ja museaalilt numbri otsimine kahjustab museaali.
Muuseumikogu jaotuses ja numbrikombinatsioonis tehtavad muutused jäetakse kogude korraldust reguleerivas eeskirjas fikseerimata. Tulevikus on raske aru saada, miks mingi museaal just sellist numbrikombinatsiooni kannab ja mida see sisuliselt tähendab.
Objekti määramisel kogudesse ja numbrikombinatsiooni loomisel museaalile peab teadma olemasolevat, ajalooliselt välja kujunenud numbrikombinatsiooni antud muuseumis. Selleks tutvu oma muuseumi kogude korralduse eeskirjaga. Kui seda ei ole, siis tutvu kogude haldamise dokumentatsiooniga (vastuvõtuakt, tulmeraamat, fondipäevik, peakataloog, inventariraamat vms).
Museaalide jaotumine alakogudesse
Alakogudesse jagunemine toimub enamasti museaali liigi alusel. Võimalik on ka materjalipõhine jaotus. Jaotus alakogusse ei pea olema hoiutingimuste põhine, sest ühe kogu asju saab panna erinevatesse hoidlatesse.
Digitaalse materjali võib jagada alakogusse nii sisu kui materjali järgi. Sisu järgi jagades võib näiteks digitaalse dokumendi liigitada arhiivmaterjalide kogusse, digifoto fotokogusse ja digitaalse kunstiteose kunstikogusse. Digitekkelised museaalid võib haldamise hõlbustamiseks koondada ka ühte kogusse.
Muuseumis on kogu jaotus alakogudeks tavaliselt ajalooliselt välja kujunenud ning seda on mõistlik järgida. Samas ei ole kogude alajaotuse hoidmine eesmärk omaette. Kogusid võib ümber korraldada vastavalt oma muuseumikogu haldamise vajadustele ning uutele tehnilistele võimalustele ja vahenditele. Alakogude olemasolu on oluline paberpõhises dokumendihalduses, elektroonilises dokumendihalduses ei ole alakogudesse jagamine enam hädavajalik.
Kaalu põhjalikult muutuse vajalikkust. Järgi, et otsus süsteemselt ellu viiakse. Kõik kogude haldamises tehtavad muutused tuleb fikseerida kogude korraldust reguleerivas eeskirjas (muuseumisisene dokument).
Numbrikombinatsiooni ehk tulmekoodi loomine
Museaali numbrikombinatsiooni (tulmekood) puhul on oluline, et see peab olema unikaalne mitte ainult oma muuseumi piires, vaid üle Eesti muuseumide. Seda erisust märgistab täheline lühend numbrikombinatsiooni ees. Uut lühendit kasutusele võttes on oluline kontrollida Muinsuskaitseametist, kas kasutusele võetav muuseuminime lühend on vaba. [Vt MuISi kasutavate muuseumide nimekiri koos lühenditega (2018)]
MuISi kasutavatel muuseumidel on kohustus vormistada vastuvõtuakt ning anda tulmunud objektidele numbrid 3 kuu jooksul peale muuseumikogu täiendamise komisjoni otsust.
Elektroonilist infosüsteemi kasutades toimub museaali numbri seadistamine süsteemi kasutusele võtul. Näiteks MuISis on numbri häälestamine lehel „Muuseumid“, mille andmete täitmine on esimene tegevus süsteemi kasutama asudes.
Numbri erinevad osad kannavad endas ajaloolist teavet kogude korraldusest ja on lisandunud vastavalt erinevate aastate määrustest tulenevatele nõuetele. Vaata joonis:
Numbrikombinatsiooni muutmine
Infosüsteemis museaalide haldamisel on mõistlik üle vaadata ajalooliselt välja kujunenud numbrikombinatsioon ja vajadusel teha muudatusi, näiteks eesmärgiga teha numbrikombinatsioon lühemaks. Kui muuseumis on kasutusel nii tulmenumber kui alakogunumber, siis on võimalik jätta kasutusele ainult unikaalne osa numbrist (ainuomane muuseumiüleselt sõltumata sellest, millisesse alakogusse museaal kuulub). Lühem numbrikombinatsioon on elektroonilistes süsteemides vähem segadust tekitav.
Numbrikombinatsiooni muutmise korral kaalu, kas teha muudatus ka tagasiulatuvalt olemasolevatele museaalidele või kasutatakse uut kombinatsiooni uute tulmete puhul.
Numbrisüsteemi muutuse korral jälgi, et säiliks seos olemasoleva dokumentatsiooniga.
Nõuanded märgistuse muutmiseks:
1. Tee selgeks, milline on sinu muuseumi museaalide märgistus;
2. Tee selgeks, milline märgistuse osa on unikaalne numbriosa
a) oma muuseumi siseselt
b) muuseumide üleselt
3. Otsusta, kas ja mis osas on mõttekas olemasolevat märgistust muuta (lühemaks).
Näide 1: Tartu Linnamuuseumis on kasutusel tulmenumbri seeria- ja järjekorranumber ning alakogu number.
TM 101:1 Aj10:1
TM 101:2 K 10:2
TM 630:1 Aj 50:1
TM 630:2 N 50:2
Vaata tabel. Näide 1. Kasutusel on (ala)kogude ülene tulmenumbri seerianumber (Trs), mis on muutuv iga vastuvõtuga. Ühe vastuvõtuakti piires kasutatakse lisaks jooksvat tulmenumbri järjekorranumbrit (Trj). Lisaks nummerdati veel kogusiseselt. Muuseumisisene unikaalne numbriosa moodustub tulmenumbri seerianumbrist (Trs) ja tulmenumbri järjenumbrist (Trj). Muuseumideülene unikaalne number tekib koos muuseuminime lühendiga (ACR)
Tabel. Näide 1
| ACR |
Tr |
Trs |
Trj |
Trl |
Kt |
Ks |
Kj |
Kl |
| TM |
|
101 |
1 |
|
Aj |
10 |
1 |
|
| TM |
|
101 |
2 |
|
Aj |
10 |
2 |
|
| TM |
|
630 |
1 |
|
Aj |
50 |
1 |
|
| TM |
|
630 |
2 |
|
Aj |
50 |
2 |
|
Näide 2 : Eesti Kunstimuuseumis on kasutusel tulmenumbri seerianumber ja alakogu number.
EKM j 1234 M 567 (maalikogu museaal, unikaalne on tulmenumber)
EKM j 4:6 G 1854 (graafikakogu museaal, tulmenumber on vanast süsteemist aktipõhine, ei ole unikaalne – muuseumis on mitu museaali tulmenumbriga 4:6) - Tegemist märgistusega, mida ei saa lühendada.
Tabel. Näide 2
| ACR |
Tr |
Trs |
Trj |
Trl |
Kt |
Ks |
Kj |
Kl |
| EKM |
j |
1234 |
|
|
M |
567 |
|
|
| EKM |
j |
4 |
6 |
|
G |
1854 |
|
|
Suurema muutuse korral kaalu hoolikalt läbi muutmise vajadus, sest olemasolevad museaalid on juba füüsiliselt märgistatud ja vajavad sel juhul muutmist. Tavaliselt tulevad sellised numbrimuutused ette, kui ühe muuseumi museaalid antakse üle teisele muuseumile. Numbrikombinatsiooni muutmise korral ei kustutata vana numbrit museaalilt, vaid üldjuhul tõmmatakse varasemale kriips peale nii, et see oleks loetav.
Kui numbri muudatus ette võetakse, tuleb see ka vastavalt otsusele süsteemselt läbi viia ja fikseerida kogude tööd reguleerivas eeskirjas.
Mitmeosaline museaal.
Kui ese on mitmeosaline, siis kasutatakse lisatähist, kas tähelist või numbrilist. 1960-1990 aastael kehtis reegel, et detailid märgistati tähelise lisatähisega ( a-b või a-g, nii palju kui detaile on) ja iseseisvad osad numbrilise lisatähisega ( 1-2 või 1-12, nii palju kui osasid on).
Näiteks: detailidest koosnev hakklihamasin - NM 100:1/ a-d Aj või iseseisvatest osadest museaal, kindapaar - NM100:1/1-2 Aj.
Praegu puuduvad selles osas ühtsed nõuded, kuid oma muuseumi siseselt on mõistlik järgida ühtset süsteemi.
Museaalide füüsiline märgistamine
Museaalile numbri andmisel on oluline nende füüsiline märgistamine, see peab toimuma kohe pärast vastuvõtuakti vormistamist.
Tuleb järgida põhimõtet, et enne hoidlasse viimist on museaalid märgistatud. Suuremate kogumite puhul, mida ei jõuta kiiresti nummerdada, kuid hoidlas oleks neid turvalisem hoida kui töölaual, tuleb number kirjutada esemeid hoidvale pakendile.
Museaalile märgitakse muuseumi nime lühend ja museaali number.
Museaali puhul, mille märgistamine on tehniliselt võimatu, kasutatakse märgistussedeleid või kantakse märgistus museaali ümbrisele.
Digitaalsel museaalil kirjutatakse numbrikombinatsioon digifaili nimesse, kus tavapärased numbri osade vahemärgid asendatakse failinimeks kõlblikke vahemärkidega, näiteks koolon (:) asendataks alakriipsuga ja kaldkriips (/) vahekriipsuga. [Vt Failinime moodustamise juhend 2.1 (2019)]
Museaalide märgistamisel lähtutakse järgmisest põhimõtetest:
Püsivus – märgistus peab üldjuhul olema kindlalt eseme küljes/juures, nii et selle juhusliku äratuleku tõenäosus on väike.
Kahjutu – märgistus ei tohi kahjustada objekti.
Nähtavus – Numbrid kirjutada vähenähtavasse kohta, mitte objekti keskele. Märgistus ei tohi rikkuda objekti väljanägemist. Peab arvestama ka sellega, et number museaalil peab olema hõlpsalt leitav. Number kirjutada võimalikult väike, kuid seejuures siiski hästiloetav. Üldiselt kasutatakse kas musta teksti heledal taustal või valget teksti tumedal taustal. Kasutatakse ka punast värvi teksti. Vajadusel saab kasutada näiteks lisamärgistust (juurde lisatud silt, mitte kleeplint ega liimpaber).
Süsteemsus – ühte tüüpi esemetele numbri kirjutamine samasse kohta. Asjadele, millel on kindel ees- ja tagakülg, teha märk kindlasti tagaküljele. Kõik detailid, mis on tervikust kergesti eraldatavad, tuleb eraldi nummerdada, et vältida segadusi.
Numbrikombinatsiooni muutmisel ei kustutata museaalil endist märgistust, vaid tõmmatakse see maha ning kirjutatakse uus juurde. Endine märgistus peab jääma loetav.
Näite lisamiseks pead olema sisselogitud.