Objektide jaotamine kogudesse, museaalile numbri määramine ja füüsiline märgistamine


Objektid, mis on väärt alalist säilitamist, võetakse vastu muuseumikogusse. Selle tegevuse tulemusel objekt muutub museaaliks. Lisaks muuseumikogule on sageli muuseumides abikogu (või kasutuskogu), kus säilitatakse muuseumi tegevust toetavaid objekte. Vahel võetakse abikogusse ka objekte, mille väärtust ei suudeta kohe kindlaks määrata, kuid tundub, et ajaga võivad nad osutuda säilitamist vajavaks. Abikogusse arvatud asjad ei ole museaalid.

Eraisikutelt ja juriidilistelt isikutelt hoiule võetud asjad liigitatakse hoiule võetud asjade ehk deposiitide kogusse.

Muuseumikogu võib olla jaotatud alakogudeks museaalide rühmade või liikide järgi. Võimalik on ka materjalipõhine jaotus.

Museaalide jaotamine alakogudesse ja numbrimärgistus võimaldavad tagada muuseumikogu haldamise ning säilimise.

Numbrikombinatsioon / tulmekood museaalil näitab museaali kuulumist konkreetse muuseumi kogusse ja selle alakogusse. Museaali numbri elemente ei valita juhuslikult, vaid neil on sisuline tähendus, mis arvestab konkreetse muuseumikogu struktuuri ja arvelevõtu süsteemi. See tagab ühtse statistika läbi aastate. Numbri andmisega vastuvõtuakti vormistamisel muutub objekt muuseumikogu osaks ehk museaaliks. Numbrikombinatsiooni kandmine museaalile loob seose füüsilise objekti ja vastuvõtu dokumentatsiooni vahel. Museaali number on siduv element kõikides järgnevates dokumentides, millega fikseeritakse museaali „elu“ muuseumis.



Võimalikud ohud, probleemid, objektide jaotamisel kogudesse ning museaalile numbri andmisel ja märgi

Probleemiks võib olla nii olemasolevast tulmekoodist range kinnihoidmine kui kergekäeline muutmine. Muudatusi tuleb teha läbimõeldult ja paindlikult.

Hoitakse jäigalt kinni olemasolevast numbrikombinatsioonist, mille tulemusel jäävad kasutamata süsteemi võimalused muuta kogude haldamine hõlpsamaks.

Kasutades uusi kogude haldamise süsteeme muudetakse museaali numbrikombinatsiooni kardinaalselt, mille tulemusel tehakse endale suur hulk lisatööd – olemasolevate museaalide ümbernummerdamine.

Ei järgita muuseumiülest süsteemi museaali numbrikombinatsiooni moodustamisel, mille tulemusel on raske aru saada, mida numbri elemendid (erinevad osad) tähendavad.

Museaali märgistamisel ei kirjutata peale muuseumi lühendit, mille tulemusena näitusel, kus on koos mitme muuseumi esemed, ei saada aru, millisesse muuseumisse ese kuulub.

Number jäetakse museaalile kohe kandmata, mille tulemusel on pärast keeruline museaali ja sellega seotud dokumentatsiooni kokku viia.

Numbrikombinatsioon kirjutatakse peale kirjutusvahendiga, mis ei ole mõeldud pikaajaliseks säilimiseks, mille tulemusel on kogudes esemeid, millel puudub info.

Numbrikombinatsiooni peale kirjutamisel esemetele ei järgita ühtset reeglit (iga kord ise kohta), mille tulemusel on esemeid käsitledes raske numbrit leida ja museaalilt numbri otsimine kahjustab museaali.

Muuseumikogu jaotuses ja numbrikombinatsioonis tehtavad muutused jäetakse kogude korraldust reguleerivas eeskirjas fikseerimata. Tulevikus on raske aru saada, miks mingi museaal just sellist numbrikombinatsiooni kannab ja mida see sisuliselt tähendab.



Objektide jaotamisel kogudesse ning museaalile numbri andmisel ja märgistamisel tehtavad toimingud

Objekti määramisel kogudesse ja numbrikombinatsiooni loomisel museaalile peab teadma olemasolevat, ajalooliselt välja kujunenud numbrikombinatsiooni antud muuseumis. Selleks tutvu oma muuseumi kogude korralduse eeskirjaga. Kui seda ei ole, siis tutvu kogude haldamise dokumentatsiooniga (vastuvõtuakt, tulmeraamat, fondipäevik, peakataloog, inventariraamat vms).

Museaalide jaotumine alakogudesse

Alakogudesse jagunemine toimub enamasti museaali liigi alusel. Võimalik on ka materjalipõhine jaotus. Jaotus alakogusse ei pea olema hoiutingimuste põhine, sest ühe kogu asju saab panna erinevatesse hoidlatesse.

Digitaalse materjali võib jagada alakogusse nii sisu kui materjali järgi. Sisu järgi jagades võib näiteks digitaalse dokumendi liigitada arhiivmaterjalide kogusse, digifoto fotokogusse ja digitaalse kunstiteose kunstikogusse. Digitekkelised museaalid võib haldamise hõlbustamiseks koondada ka ühte kogusse.

Muuseumis on kogu jaotus alakogudeks tavaliselt ajalooliselt välja kujunenud ning seda on mõistlik järgida. Samas ei ole kogude alajaotuse hoidmine eesmärk omaette. Kogusid võib ümber korraldada vastavalt oma muuseumikogu haldamise vajadustele ning uutele tehnilistele võimalustele ja vahenditele. Alakogude olemasolu on oluline paberpõhises dokumendihalduses, elektroonilises dokumendihalduses ei ole alakogudesse jagamine enam hädavajalik.

Kaalu põhjalikult muutuse vajalikkust. Järgi, et otsus süsteemselt ellu viiakse. Kõik kogude haldamises tehtavad muutused tuleb fikseerida kogude korraldust reguleerivas eeskirjas (muuseumisisene dokument).

Numbrikombinatsiooni loomine

Museaali numbrikombinatsiooni (tulmekood) puhul on oluline, et see peab olema unikaalne mitte ainult oma muuseumi piires, vaid üle Eesti muuseumide. Seda erisust märgistab täheline lühend numbrikombinatsiooni ees. Uut lühendit kasutusele võttes on oluline kontrollida Muinsuskaitseametist, kas kasutusele võetav muuseuminime lühend on vaba. MuISi kasutavate muuseumide nimekiri koos lühenditega: https://www.muinsuskaitseamet.ee/sites/default/files/kum_muis_kasutajad_1.pdf

MuISi kasutavatel muuseumidel on kohustus vormistada vastuvõtuakt ning anda tulmunud objektidele numbrid 3 kuu jooksul peale muuseumikogu täiendamise komisjoni otsust.

Elektroonilist infosüsteemi kasutades toimub museaali numbri seadistamine süsteemi kasutusele võtul. Näiteks MuISis on numbri häälestamine lehel „Muuseumid“, mille andmete täitmine on esimene tegevus süsteemi kasutama asudes. vt MuIS Abi ja Museaali kirjeldamine MuISis. Juhend 1.1. Museaali numbri struktuur MuISis ja numbri loomine (lk 8-10)

Numbri erinevad osad kannavad endas ajaloolist teavet kogude korraldusest ja on lisandunud vastavalt erinevate aastate määrustest tulenevatele nõuetele. Vaata joonis: 

Joonis-_Määrused_ja_museaali_numbri_kujunemine 

Numbrikombinatsiooni muutmine
 

Infosüsteemis museaalide haldamisel on mõistlik üle vaadata ajalooliselt välja kujunenud numbrikombinatsioon ja vajadusel teha muudatusi, näiteks eesmärgiga teha numbrikombinatsioon lühemaks. Kui muuseumis on kasutusel nii tulmenumber kui alakogunumber, siis on võimalik jätta kasutusele ainult unikaalne osa numbrist (ainuomane muuseumiüleselt sõltumata sellest, millisesse alakogusse museaal kuulub). Lühem numbrikombinatsioon on elektroonilstes süsteemides vähem segadust tekitav. 

Numbrikombinatsiooni muutmise korral kaalu, kas teha muudatus ka tagasiulatuvalt olemasolevatele museaalidele või kasutatakse uut kombinatsiooni uute tulmete puhul.

Numbrisüsteemi muutuse korral jälgi, et säiliks seos olemasoleva dokumentatsiooniga.

Nõuanded märgistuse muutmiseks:

1. Tee selgeks, milline on sinu muuseumi museaalide märgistus;

2. Tee selgeks, milline märgistuse osa on unikaalne numbriosa

a) oma muuseumi siseselt

b) muuseumide üleselt

3. Otsusta, kas ja mis osas on mõttekas olemasolevat märgistust muuta (lühemaks).

Näide 1: Tartu Linnamuuseumis on kasutusel tulmenumbri seeria- ja järjekorranumber ning alakogu number.

TM 101:1 Aj10:1

TM 101:2 K 10:2

TM 630:1 Aj 50:1

TM 630:2 N 50:2

Vaata tabel. Näide 1.  Kasutusel on (ala)kogude ülene tulmenumbri seerianumber (Trs), mis on muutuv iga vastuvõtuga. Ühe vastuvõtuakti piires kasutatakse lisaks jooksvat tulmenumbri järjekorranumbrit (Trj). Lisaks nummerdati veel kogusiseselt. Muuseumisisene unikaalne numbriosa moodustub tulmenumbri seerianumbrist (Trs) ja tulmenumbri järjenumbrist (Trj).  Muuseumideülene unikaalne number tekib koos muuseuminime lühendiga (ACR) 

Tabel. Näide 1
ACR Tr Trs Trj Trl Kt Ks Kj Kl
TM   101 1   Aj 10 1  
TM   101 2   Aj 10 2  
TM   630 1   Aj 50 1  
TM   630 2   Aj 50 2  

 

Näide 2 : Eesti Kunstimuuseumis on kasutusel tulmenumbri seerianumber ja alakogu number.

EKM j 1234 M 567 (maalikogu museaal, unikaalne on tulmenumber)

EKM j 4:6 G 1854 (graafikakogu museaal, tulmenumber on vanast süsteemist aktipõhine, ei ole unikaalne – muuseumis on mitu museaali tulmenumbriga 4:6) - Tegemist märgistusega, mida ei saa lühendada.

Tabel. Näide 2
ACR Tr Trs Trj Trl Kt Ks Kj Kl
EKM j 1234     M 567    
EKM j 4 6   G 1854    

 

Suurema muutuse korral kaalu hoolikalt läbi muutmise vajadus, sest olemasolevad museaalid on juba füüsiliselt märgistatud ja  vajavad sel juhul muutmist. Tavaliselt tulevad sellised numbrimuutused ette, kui ühe muuseumi museaalid antakse üle teisele muuseumile. Numbrikombinatsiooni muutmise korral ei kustutata vana numbrit museaalilt, vaid üldjuhul tõmmatakse varasemale kriips peale nii, et see oleks loetav.

Kui numbri muudatus ette võetakse, tuleb see ka vastavalt otsusele süsteemselt läbi viia ja fikseerida kogude tööd reguleerivas eeskirjas.

Mitmeosaline museaal.

Kui ese on mitmeosaline, siis kasutatakse lisatähist, kas tähelist või numbrilist. 1960-1990 aastael kehtis reegel, et detailid märgistati tähelise lisatähisega ( a-b või a-g, nii palju kui detaile on) ja iseseisvad osad numbrilise lisatähisega ( 1-2 või 1-12, nii palju kui osasid on).

Näiteks: detailidest koosnev hakklihamasin - NM 100:1/ a-d Aj või iseseisvatest osadest museaal,  kindapaar - NM100:1/1-2 Aj.

Praegu puuduvad selles osas ühtsed nõuded, kuid oma muuseumi siseselt on mõistlik järgida ühtset süsteemi.

Museaalide füüsiline märgistamine

Museaalile numbri andmisel on oluline nende füüsiline märgistamine, see peab toimuma kohe pärast vastuvõtuakti vormistamist.

Tuleb järgida põhimõtet, et enne hoidlasse viimist on museaalid märgistatud. Suuremate kogumite puhul, mida ei jõuta kiiresti nummerdada, kuid hoidlas oleks neid turvalisem hoida kui töölaual, tuleb number kirjutada esemeid hoidvale pakendile.

Museaalile märgitakse muuseumi nime lühend ja museaali number.

Museaali puhul, mille märgistamine on tehniliselt võimatu, kasutatakse märgistussedeleid või kantakse märgistus museaali ümbrisele.

Digitaalsel museaalil kirjutatakse numbrikombinatsioon digifaili nimesse, kus tavapärased numbri osade vahemärgid asendatakse failinimeks kõlblikke vahemärkidega, näiteks koolon (:) asendataks alakriipsuga ja kaldkriips (/) vahekriipsuga. (vt. Failinime moodustamise juhend).

Museaalide märgistamisel lähtutakse järgmisest põhimõtetest:

Püsivus – märgistus peab üldjuhul olema kindlalt eseme küljes/juures, nii et selle juhusliku äratuleku tõenäosus on väike.

Kahjutu – märgistus ei tohi kahjustada objekti.

Nähtavus – Numbrid kirjutada vähenähtavasse kohta, mitte objekti keskele. Märgistus ei tohi rikkuda objekti väljanägemist. Peab arvestama ka sellega, et number museaalil peab olema hõlpsalt leitav. Number kirjutada võimalikult väike, kuid seejuures siiski hästiloetav. Üldiselt kasutatakse kas musta teksti heledal taustal või valget teksti tumedal taustal. Kasutatakse ka punast värvi teksti. Vajadusel saab kasutada näiteks lisamärgistust (juurde lisatud silt, mitte kleeplint ega liimpaber).

Süsteemsus – ühte tüüpi esemetele numbri kirjutamine samasse kohta. Asjadele, millel on kindel ees- ja tagakülg, teha märk kindlasti tagaküljele. Kõik detailid, mis on tervikust kergesti eraldatavad, tuleb eraldi nummerdada, et vältida segadusi.

Numbrikombinatsiooni muutmisel ei kustutata museaalil endist märgistust, vaid tõmmatakse see maha ning kirjutatakse uus juurde. Endine märgistus peab jääma loetav.



Näited praktikast

Näite lisamiseks pead olema sisselogitud.


Kommentaarid

Kommenteerimiseks ja kommentaaridele vastamiseks pead olema sisse logitud!

Kuidas nimetada digitaalset muuseumi objekti?

Millise terminiga nimetada digitaalseid muuseumi objekte? Eesmärk grupeerida erinevat tüüpi museaale 

MuISis peaks andma selleks võimaluse olemuse sõnastik.  Hetkel on ainult olemuse sõnastikus  foto -> elektrooniline kujutis-> digitaalne kujutis. 

Milline oleks hea ühine termin kõigile digitaalsetele muuseumi objektidele?

Siin mõningad mõtted: 

Digitekkeline -   digitaalseid meetodeid kasutades loodud (Raamatukogusõnastik https://termin.nlib.ee/view/6681)

Digitaalsena sündinud - on olnud arutusel MuIS 2 olemuse sõnastiku täiendamise juures. (MKA)  Termin viitab samuti sellele, et objekt on sündinud digitaalsena.

Digimuseaal -  digifoto, digidokument,  arvelevõetud digitaalsena, ei ole oluline, mis kujul on objekt loodud / valmistatud. Objekt on jõudnud muuseumisse digitaalsel kujul. 

Digitaalne kujutis - MuIS olemuse sõnastikus. Praegu on see kasutusel nii digitaalsena muuseumisse jõudnud objektide kui muuseumis digiteeritud materjali kohta. Probleem on selles, et termin on mitmeti mõistetav.  

 

Millist terminit eelistada?

Taavi kommentaaris on küsimus "Kas sellel on üldse vahet, millisena täpselt asi on sündinud või mis protsessid on enne kogusse jõudmist käinud, või see on väheoluline taustainfo?"

 

Mulle tundub, et jah. Selline info (kas museaal oli sündinud digitaalsena, mis kujul jõudis kogusse jne) kuulub museaali eksisteerimise dokumenteerimisele. Kas eksisteerib plakati mitte digitaalselt loodud kavand ja seda võiks muuseum / arhiiv proovida leia (mis annab lisainfo uurijale, näiteks) või ei; kui kunstiteose autor näeb teosena foto esialgse faili või fototrükki, sellest sõltub kuidas saab planeerida teose näitusekoopiat tegemist tulevikus (või ei ole see üldse võimalik); kui muusealiga seotud faili (digitaalselt loodud, digiteeritud negatiiv või see on digiteeritud repro) ja muuseaali trükitud objekti värvitoonid eristuvad väga palju, mis nendest on siis autori silmas "tõelised" teose värvid (sest paberi toon ja reljeef võivad olla osa teosest), ja vastavalt sellele valitakse kujutist mis läheb raamatusse või kataloogi; ja neid situatsioone, kus on vaja eristada kuidas arenes museaali eksisteerimine, on palju.

Taavi ja Triinu kommentaare lugedes on hetkel  siis küsimus, kas digitaalne muuseumi objekt nimetada: digitaalne objekt või digitaalne museaal.  On siin mingit vahet?  Välistame terminte -  digitekkeline ja digitaalsena sündinud objekt - kasutamise.  

Piiri küsimus digi ja analoogi vahel keeruline. Nt kontserti plakat. Enamasti tehakse kujundusprogrammiga visuaal (st sündinud digitaalne), siis prinditakse välja (digist analoog), siis muuseumi töötaja kogub plakati (füüsiline museaal) ja digib ära (museaali kujutis), siis teeb keegi sellest meemi (kujutisest digitaalne), teine muuseum kogub meemi (digimuseaal). Kas plakat ja seal olev info on algusest peale olnud digitaalne, lihtsalt vahepeal füüsilisel kujul? Kas sellel on üldse vahet, millisena täpselt asi on sündinud või mis protsessid on enne kogusse jõudmist käinud, või see on väheoluline taustainfo? 

MuIS 2.0 objekt detailvaates kuvab objekti päises ikoon, kui objekti püsiasukoht on virtuaalne. Hoverdades kuvab teksti "Digitaalne objekt"

1998, Eesti Kunstimuuseum, digitaalselt loodud teos, Tallinna XI graafikatriennaali preemia saanud töö. https://www.muis.ee/et/museaalview/1501598

2003, Eesti Rahva Muuseum, digifotod seeria Fk 2825 https://www.muis.ee/museaalview/600084

2006, Eesti Loodusmuuseum, 2002 aasta digifoto näituselt "ära osta nende elu". Autor Uve Ramst.  https://files.plutof.ut.ee/public/large/B3/89/B3890A918BDEB82B8582D637487D47B0FE8AF1C80D73D75530BEBC8147EFE770.jpg 

2008, Arhitektuurimuuseum, digifoto, https://www.muis.ee/museaalview/2638885

2016, Eesti Vabaõhumuuseum, 2005 aasta digifotod, seeria EVM F 464, Harjumaa ja Lääne-Virumaa taluarhitektuurist. https://www.muis.ee/museaalview/3203460

2019 Setomaa Muuseumid, digifoto (link puudu)

2019, Harjumaa Muuseum, HMK _ 9628 AR 5729 Ühepoolne kirjavahetus kolmele inimesele, https://www.muis.ee/museaalview/3773970

2020, Eesti Tervisemuuseum, Tervisemuuseumi kogumiskampaania „Elu vähiga“ käigus laekunud vähilood https://www.muis.ee/museaalview/3951676

 

Kui minu poolt on midagi valesti märgitud, siis parandage (st sisestage kommentaari väljale nn parandatud teave). Kui teie muuseumi museaali siin ei ole, siis lisage see siia (st sisestage kommentaari väljale oma digitekkeline museaal).  Loomulikult võite mulle ka e-kirja saata.


Abiks (viited ja lingid)


Nimetus Kommentaar Lisainfo Fail
Failinime moodustamise juhend 2.1 (2019)Failinime moodustamise põhimõtted Muinsuskaitseameti kodulehelFail
MuISi kasutavate muuseumide nimekiri koos lühenditega (2018)
Museaali kirjeldamine MuISis 1.1 (2019)Museaalide kirjeldamise juhend Muinsuskaitseameti kodulehel Lk 8–10. Museaali numbri struktuur MuISis ja numbri loomine
Muuseumi varahoidja meelespea (1994) Endel Valk-Falk. Raamat


Ülesanded

Hetkel aktiivsed ülesaned puuduvad!
5D Vision