Museaalide paigutus hoidlas sõltub olemasolevatest hoidla tingimustest, muuseumikogu suurusest ja eriliigiliste museaalide mõõtmetest ja hulgast. Oluline on jälgida, et museaalidele on tagatud ligipääs ning neid saab vajadusel liigutada ilma kahjustamata.
Museaalide paigutus ei tohi kahjustada museaalide seisundit – riiulil peab olema ruumi; pakendamata museaale ei tohi asetada üksteise peale, ka pakendatud esemeid (karpe, mappe) ei tohi olla liiga palju üksteise peal; lahtistel riiulitel ei tohi museaal olla riiuli servale liiga lähedal ja karbistamata museaalid tuleb toestada vältimaks nende liikumist.
Museaalide paigutamisel tuleks võimaluse korral rakendada materjalipõhist jaotust – ühte hoidlasse paigutada ühesuguseid säilitustingimusi vajavad materjalid (nt koos orgaanilised materjalid, anorgaanilised materjalid). Sel viisil on säästvam luua säilitamiseks sobivat kliimat.
Museaali hoidlasse paigutamisel tuleb veenduda, et museaal on märgistatud tulmekoodiga.
Museaali hoidlasse paigutamisel määratakse talle alaline asukoht ning dokumenteeritakse see muuseumis kasutusel olevas süsteemis. MuISi kasutajad saavad seda teha Hoiustamisakti abil.
Enne museaali hoidlasse paigutamist tuleb veenduda, et museaalil ei oleks bioloogilisi või keemilisi kahjustusi, mis võiksid omakorda kahjustada teisi museaale. Näiteks puidust ja tekstiilist esemeid oleks hea hoida karantiinis (või külmutada) vältimaks võimalike kahjurite olemasolu.
Museaali hoidlasse paigutamisel tuleb jälgida, et museaal on puhas. Kui pinnal on lahtine tolm ja mustuse kogumid, võib need eemaldada lihtsamate vahenditega (pintsel, tolmuimeja, kummipump). Paakunud mustuse ja tundmatute kogumite korral vältida igasugust töötlust ja pidada nõu konservaatoriga.
Sõltuvalt museaali materjalist ja liigist ning hoidlas kasutusel olevast mööblist tuleb museaalid enne hoidlasse paigutamist pakendada.
Täpsem pakkematerjalide kirjeldus on MuuWiku alapeatükis 5.5 Museaalide pakke- ja säilitusmaterjalid.
Kui museaalide säilitamiseks on kinnised kapid ja sahtlid, siis ei ole alati vaja esemeid pakendada. Oluline on jälgida, et väiksemad esemed püsiksid sahtlis paigal ja sahtli liigutamisel ei veereks üksteise otsa. Selleks on soovitav sahtlipõhjad katta pehmendava ja kareda libisemist vähendava materjaliga (sobivad materjalid, mis ei eralda ebemeid).
Kui museaalide säilitamiseks on lahtised riiulid, siis on soovitav esemed pakendada sobivasse karpi või katta tolmu ja valguse kaitseks kattega.
Pakendamiseks kasutada ainult museaalide pikaajaliseks säilitamiseks sobivaid materjale. Nimetatud materjalid peavad olema keemiliselt stabiilsed, happevabad, vajadusel hea läbipaistvusega, mitteabrasiivsed, kergesti käsitsetavad ja hooldatavad. Säilitusmaterjalid võib jagada eraldi tootegruppidesse:
1) nn arhiivipüsivad materjalid (paber, papp – vastavad ISO 9706:1994 standardi kvaliteedinõuetele)
2) arhiivipüsivast plastikust (PAT-testitud) tooted
3) 100% naturaalsest kiust kangad ja loor- (e siidi)paberid.
4) eriotstarbelised abimaterjalid sh ajutised pakkematerjalid (silikoonpaber, mullikile jms)
Pakendites ei tohi kasutada metallist kinnitusi (klambrid jms), kummipaelu ja hoiustamiseks sobimatuid plaste.
Pakend peab olema museaalile sobiva suurusega – museaalil peab olema pakendis ruumi ning teda peab saama hõlpsalt välja võtta ja tagasi panna.
Tekstiilesemed:
Suuremaid tasapinnalisi tekstiilesemeid (lipud, vaibad, tekid jms ) on soovitav pakendada papist rullile, et vältida murdejooni. Rulli pind eelnevalt katta ja tekstiil keerata rullile abimaterjali vahel. Rull koos tekstiiliga pakendada tolmu kaitseks ümbrisesse. Sobivaimad materjalid tekstiilide hoiustamiseks on Tyvek ja siidipaber.
Väiksemaid tasapinnalised tekstiilesemeid (rätikud, linikud jms) on soovitav hoida horisontaalselt sahtlis kaetuna siidipaberiga, mis vajadusel eraldab üksteisele asetatud museaale või karbis tasapinnaliselt analoogselt siidipaberiga kaetuna või väiksemad samalaadsed esemed ka rullidele pakituna.
Õrnadest materjalidest ja kahjustustega rõivaesemed on soovitav hoida horisontaalselt sahtlis või karbis. Kui säilitamiseks kasutatakse riidepuudel riputamist, siis peavad riidepuud olema pehmendustega polsterdatud. Riidepuudele paigutatud rõivad tuleks katta õlgadelt u 30–50 cm ulatuselt siidipaberi või kangaga.Vältida rõivaesemete paigutamist väga tihedalt üksteise kõrvale. Rõivaste pakendamiseks sobivad spetsiaalselt valmistatud ümbriskotid, millele on kinnitatud museaali number ja foto. Eriti raskete esemete (kasukad, mundrid jms) puhul tuleb kontrollida riidepuu ja stange vastupidavust, neil on oht murduda. Soovitav on kasutada tugevama konstruktsiooniga puidust ristpuuga riidepuid (kindlasti mitte nn keemilise puhastuse ajutisi traadist riputusvahendeid.
Peakatted ja jalanõud peavad olema seest toestatud. Lahtisel riiulil peavad need olema kas karbis või kaetud.
Arhiivmaterjalid (dokumendid, kirjad, väiketrükised) paigutatakse vastavalt arhiivipüsivast materjalit mappidesse ja karpidesse silmas pidades museaalide formaati. Oluline on, et karbid ei oleks liiga täis, dokumenti peab olema võimalik hõlpsalt kätte saada. Arhiivikarpe võib hoida nii horisontaalselt või vertikaalselt. Soovitav on esimene variant, kuna horisontaalses asendis dokumentide servad ei kahjustu. Karpide üksteise otsa ladustamisel tuleb arvestada karpide suurust ja raskust.
Suuremõõtmelisi paberalusel museaale (kaardid, plaanid, joonised jne), kui neid ei ole võimalik hoiustada horisontaalselt, tuleb säilitada rullituna, mitte kokku voltida ja murda.
Kui museaal on algses vormis juba volditud, siis ei tohi seda hoiustamiseks muuta. Kui kokku volditud museaali on raske avada, digiteerida, eksponeerida, ei tohiks seda teha konservaatoriga eelnevalt konsulteerimata.
Raamatute säilitamisel tuleb leida neile vastavalt formaadile sobiv asend. Kõige parem on paigutada köited hoidlariiulile püstiselt, sest kaldu asetatult võib deformeeruda köide. Kui riiul ei ole piisavalt täis on võimalus kasutada toestamiseks raamatutugesid, mis võimaldab vältida ka trükiste kaldu asetamist.
Pehmete kaantega raamatud tuleb säilitada nagu arhiivmaterjali.
Suureformaadilisi ja vanemaid raamatuid tuleks hoiustada lamavas asendis spetsiaalsetes karpides või ümbristes.
Fotosid ja negatiive säilitatakse samuti suurusele sobivates arhiivipüsivast materjalist kiletaskutes või ümbrikes. Need paigutatakse vastavalt formaadile karpidesse. Fotode ja negatiivide hoiustamisel tuleb jälgida et need ei kaarduks, pooltühjad karpides tuleb fotod toestada lisatäitega (arhiivikindel papp/paber).
Raamitud (kunsti)teoseid on kõige parem hoiustada riputatuna spetsiaalsetel väljatõmmatavatel siinidel. Kui raamitud teoseid hoiustatakse vertikaalselt üksteise kõrval riiulites, tuleb jälgida, et ühe teose nurk või serv ei puutuks vastu teise teose esikülge. Vajadusel eraldada teosed vahepappidega. Riiulite põhja on soovitav panna pehmendus. Teoseid ei võeta riiulist välja lohistades, vaid tõstes.
Raamimata (kunsti)teoseid paberil või lõuendil hoiustatakse horisontaalselt. Iga teos eraldatakse teisest arhiivipüsivast materjalist vahelehe või kaantega. Kui teosed ladustatakse karbis, sahtlis või riiulis üksteise peal, tuleb jälgida, et teoste virn ei muutuks liiga raskeks.
Suuremad esemeid (mööbel, skulptuur jne) säilitatakse enamasti hoidlas lahtiselt, kas riiulitel või põrandal spetsiaalsetel alustel. Soovitav on kaitseks tolmu ja valguse eest kasutada õhukest puuvillast riiet või näiteks katteloori. Võib õmmelda spetsiaalsed kotid või katta lahtise kangaga. Kui tekib vajadus mööbliesemeid paigutada üksteise peale, tuleks kontaktpinnad isoleerida (vahtpolüetüleenist kaitseprofiilid).
Välitingimustes säilitamine
Vabas õhus hoiustatavad museaalid on avatud ilmastikule (sademed ja temperatuuri kõikumine), päikesevalgusele, õhusaastele ja tolmule. Samuti on väljas kõrgem vibratsiooni- (nt seoses ehitustegevusega või tiheda liiklusega), varguse- või vandalismioht (nt lõhkumine või rikkumine).
Välialadel hoiustatud museaalid peavad olema vähetundlikud välismõjudele. Väljas hoiustamiseks sobivad suuremõõtmelised ja rasked museaalid, mida ei ole võimalik kergesti teisaldada. Soovitav on neid kaitsta varikatusega valguse ja sademete eest. Vandalismi ohu vähendamiseks võiks ala, kus on museaalid, olla valgustatud ja turvakaameratega jälgitav, vältides pimedaid nurki. Vabas õhus hoiustatavatele museaalidele tuleb teha regulaarselt seisundi seiret. Vajadusel teostada museaalide hooldust ja toestamist jms.
Pakendi märgistamine
Pakendile märgitud museaali tulmekood ja/või museaali pilt/nimetus aitab museaali hõlpsamalt leida. Tulmekoodile lisaks pildi ja/või nimetuse lisamine pakendile on vajalik eelkõige läbipaistmatu kattematerjali kasutamisel, et oleks võimalik tuvastada museaali välimus ilma museaali lahti pakkimata.
Oluline on läbi mõelda, kuidas ja millega pakendeid märgistada, sest pakendit võib olla vajalik taaskasutada. Hästi läbipaistvate säilitusmaterjalide puhul võib ka pakendi märgistusest loobuda. Näiteks fotode puhul, kui foto tagaküljel olev number paistab loetavalt läbi ümbriku/pakendi.
Alati ei liigu museaal ja pakend koos, seetõttu pea meeles, et tulmekood pakendil ei asenda tulmekoodi museaalil.
Näite lisamiseks pead olema sisselogitud.