Vältimaks või vähendamaks nendest teguritest tekitatud kahjustusi on vajalik regulaarne kontroll nii hoidla kui näituseruumide keskkonnatingimuste (kliima, valgustus, lekked jms) kui ka museaalide säilivuse üle. See on osa ennetavast säilitamisest.
Hoidlas on sisse ehitatud iseennast reguleeriv kliimasüsteem ja automaatne kliimaandmete salvestamine. Jäädakse uskuma mõõdikute näite ja museaalidele eraldi seisukorra kontrolli ei tehta. Ootamatult võib saabuda halb üllatus, et mõni museaali on tugevalt kahjustunud.
Ei tehta endale selgeks spetsiifilisi nõudeid või vajadusi erinevate materjalide säilimiseks.
Muuseumil on kohustus jälgida ja arhiveerida hoidlate ja ekspositsiooniruumide kliimanäite (RH ja temperatuur). Muuseumis peab olema nendeks tegevusteks kokkulepitud kord ja vastutavad isikud. See on soovitav fikseerida kogude korralduse dokumendis.
Selleks on mitmeid võimalusi:
- Exceli tabel, millesse igapäevaselt andmeid kantakse või siis rohkemate hoidlaruumide olemasolul tehakse seda periooditi - kindla aja tagant. Kontroll peab olema regulaarne.
- Soovituslik on kasutada elektroonilisi kliimamõõdikuid, mis ühtlasi ka salvestavad andmed. Näiteks Hobo andurid. Elektrooniliste kliimamõõdikute puhul tuleb jälgida nende töökindlust (kui kaua patareiga töötab ja kui palju on mälu andmete salvestamiseks). Oluline on need andmed periooditi maha salvestada ja arhiveerida. Automaatne kliimakontroll ei taga iseenesest andmete analüüsi, reageerimist ja arhiveerimist.
Museaalide regulaarne kontroll, kahjustuste monitooring.
Koguhoidja üks põhikohustusi on jälgida museaalide seisukorda ja märgata neis toimunud muutusi. Museaalide seisukorda kontrollitakse nii hoidlas kui (püsi)näitustel.
Kui museaale võetakse hoidlast kasutamiseks välja, näiteks näitusele, digiteerimiseks jms, siis on oluline kontrollida museaali seisukorda ja fikseerida muutused. Kõikide museaalide seisukorda tuleb kontrollida regulaarsete inventuuride käigus.
Lisaks on soovituslik teostada juhuväljavõtul põhinevat museaalide seisundi kontrolli. Aluseks võib võtta nii asukoha hoidlas kui ka museaalide kataloogi/nimekirja (MuISis Kohakataloogi aruanne). Juhuslik arv (iga mitmes näiteks) tuleb kokku leppida. Juhuslikke arve kasutades leitakse soovitavad museaalid ja kontrollitakse nende seisukorda. Nii saab statistiliselt öelda teatud tõenäosusega seisukorrahinnangu üldkogumi kohta. See annab võimaluse teostada säilivuse kontrolli inventuuride vahelisel perioodil ja toob välja probleemid museaalidel. [Vt Arhivaalide ja trükiste säilitamine (2008).]
Veel üks võimalus on võtta periooditi vaatluse alla mõned kindlad museaalid. Ühe museaali regulaarne jälgimine aitab paremini näha muutusi seisukorras ja hinnata muutuste kiirust. Kontrolli käigus dokumenteeritakse museaali seisund pildi ja kirjeldusega, see aitab hinnata muutusi museaalil.
Ühtlasi näitab museaalide seisukorra muutus võimalikke (säilitamis)keskkonna probleeme. Sama oluline kui on museaaldie kontroll hoidlas on oluline ka museaalide seisundi regulaarne kontroll näituseruumides.
Probleemide ilmnemisel on oluline konsulteerida konservaatoriga, millise kahjustuse puhul tuleb kiirelt sekkuda, millise puhul ei ole sekkumine vajalik. Näiteks oksüdeerunud metalli ei ole mõtet puhastada, sest see on nn kaitsekiht ja otseselt museaali ennast ei kahjusta. Puhastus tehakse vajadusel enne eksponeerimist.
Igasuguse museaalide kontrolli puhul on oluline regulaarsus. On hea kui see on ühe töötaja ja/või töötajate kindel ülesanne. Kontrolli andmed tuleb dokumenteerida edasiseks analüüsiks. Järjepidevus aitab paremini märgata muutusi museaalide seisundis. Samas on vahel uue asjatundja pilk esemetele oluline, sest ta võib märgata probleeme, mida enne ei ole tähele pandud. Mõistlik on kutsuda hoidlaid ja museaale periooditi üle vaatama konservaator, kelle vajadusel saab tellida.
Näite lisamiseks pead olema sisselogitud.