Inventuuri planeerimine ja läbiviimine


Inventuure viivad muuseumid läbi museaalide asukoha, kohaloleku ja nende seisundi kontrollimiseks. Inventuure on võimalik teostada terve muuseumikogu ulatuses või osaliselt, olenevalt muuseumikogu suurusest ja tööjõu olemasolust. Eelnev järjepidev museaalide liikumise dokumenteerimine hõlbustab inventuuride käigus asukoha tuvastamist.

Riigimuuseumidel ja halduslepingu alusel riigile kuuluvat muuseumikogu kasutavatel muuseumidel on kohustus korraldada inventuure nii, et kõik museaalid oleksid kontrollitud vähemalt üks kord viie aasta järel. Sama nõue kehtib teiste haldusla muuseumidele, kes on liitunud MuISiga.

Ülejäänud muuseumidel on soovitav valida inventuuride läbiviimiseks sobiv intervall arvestades oma kogu suurust. Kindlasti on vajalik teha inventuur seoses kogude kolimise või ümberpaigutamisega või koguhoidjate vahetumisel.

 


Võimalikud ohud, probleemid, küsimused

Kui inventuure ei viida läbi regulaarselt, võib kaduda ülevaade muuseaalide olemasolu ja säilivuse kohta.

Kui inventuure tehakse formaalselt, näiteks vaadatakse ainult olemasolu, kuid ei kontrollita seisundit, siis ei täida nad oma eesmärki.

Kui kogud on suured ja/või tööjõudu napib, võib regulaarne inventuuride tegemine muutuda koormavaks ja seetõttu kannatavad muud töölõigud.

Kui inventuuri läbi viies puudub süsteemsus, siis tekitab see lisatööd või jäävad osad museaalid inventuuri käigus märkimata/märkamata.

Kui inventuuri käigus jäädakse otsima üht kadunud museaali, võib kuluda selleks liigselt aega ja teised museaalid jäävad inventeerimata.



Tehtavad toimingud

Inventuuri võib teha alakogude või hoidlate kaupa või mõnel muul alusel museaale grupeerides. Selleks, et kõik museaalid läbiksid regulaarselt inventuuri, on vajalik omada inventuuride ajakava.

Inventuur toimub muuseumijuhi käskkirja alusel. Käskkirjaga määratakse inventuuri läbiviimise aeg ja komisjon. Komisjoni kuulub vähemalt kaks liiget, kellest üks on komisjoni juht. Inventuuri juures peab viibima vastava kogu hoidja, kas komisjoni liikmena või mitte, kuid ta ei saa olla inventuuri komisjoni juht. Vajaduse ja võimaluse korral võib inventuuri läbiviimisse kaasata teisi muuseumitöötajaid.

Inventuuri nimekirja tuleb kanda kõik museaalid, mida on selle inventuuri käigus kohustus kontrollida.

Inventuuri nimekiri peaks sisaldama museaali numbrit ja nimetust, asukohta ja seisundikirjeldust.

Kontrollimisel:

  • tuleb eraldi tähelepanu pöörata museaali märgistusele (tulmekoodi loetavus);
    • Kui märgistus on kulunud või muutunud mitteloetavaks, tulmekoodiga silt on kadunud, tuleb seda kohe uuendada.
    • Kui tulmekood museaalil on vale, tuleb see loetavalt läbi kriipsutada, mitte kustutada, ja õige tulmekood lisada. Tulmekoodi tuleb kontrollida algdokumentidest (vastuvõtuakt, tulmeraamat).
  • tehakse märge museaali ja hoiulevõetud asja allesoleku või puudumise kohta;
    • Kui eesmärk on kontrollida museaalide asukohta hoidlas kapi, riiuli, siini vms täpsusega, tuleb inventuuriaktis fikseerida muutunud asukoht. Inventuurist kokkuvõtet tehes tuleb otsustada, kas muunud asukoht saab museaali uueks püsiasukohaks ja kuidas see museaalide nimekirjas fikseerida (MuISis läbi hoiustamisakti).
  • fikseeritakse museaali ja hoiulevõetud asja seisund (kui see on muutunud);
    • Tähelepanekud nt museaali seisukorra muutuste kohta kantakse otse inventuuriakti või eraldi dokumenti, mis on aluseks edasise tegevuse, nt konserveerimise, planeerimisel.
  • märgitakse museaali ja hoiulevõetud asja uued kahjustused (olemasolu korral).

Tervet muuseumikogu hõlmava inventuuri käigus tuleb lisaks hoidlates asuvatele museaalidele kontrollida ka museaale näitustel, konserveerimises ja muudes ajutise kasutamise asukohtades, kaasa arvatud väljapool muuseumi.

Museaale kontrollida ja inventuuri nimestikuga töötada on soovitav korraga mitmel inimesel, et vaieldavuste puhul oleks võimalik andmeid võrrelda.

Inventuuri lõppedes püüa välja selgitada leidmata jäänud museaalide asukohti. Selleks kontrolli dokumente museaali viimaste liikumiste kohta (muuseumisiseselt ja -väliselt). Infot võib leida muuseumi asjaajamise arhiivist. Abiks on ka muuseumitöötajate küsitlemise käigus saadud teave museaali välimuse, seisukorra, liikumise jms kohta.

Inventuuri lõppedes koostatakse inventuuri akt, kuhu kantakse järgmised andmed:

  • inventuuri komisjoni liikmete nimed ja isikukoodid; 
  • kogu eest vastutava isiku nimi ja isikukood;
  • inventuuri algus- ja lõppkuupäev;
  • märge museaali ja hoiulevõetud asja allesoleku või puudumise kohta;
  • museaali ja hoiulevõetud asja seisund (kui see on muutunud);
  • museaali ja hoiulevõetud asja uued kahjustused (olemasolu korral).

Inventuuri lõppedes koostatavas inventuuri aktis tuleb eraldi välja tuua leidmata jäänud museaalid ja museaalid, mille seisukord on oluliselt halvenenud. See on aluseks edasise võimaliku väljaarvamise planeerimisel.

Inventuuriakti allkirjastavad kõik inventuurikomisjoni liikmed, vastava kogu töötaja ja asutuse juht.

Soovitav on inventuuri lõppedes fikseerida kokkuvõtlikult säilitamistingimuste probleemid ja plaanitavad edasised tegevused.

 

 



Näited praktikast

Näite lisamiseks pead olema sisselogitud.


Kommentaarid

Kommenteerimiseks ja kommentaaridele vastamiseks pead olema sisse logitud!

Kui kellelgi on kogemusi museaalhoonete inventuuridega siis võib mulle lahkesti jagada.
Huvitav on seisundi määramine. Millised on hoone seisundi kriteeriumid ja kuidas anda MuIS-is nõutud koondhinnang. Aga hoone puhul ehk on oluline tuua välja nii katuse seisukord kui ka vundamendi, seinte ja küttekollete ning elektri info. Asukoha fikseerimine hoone puhul pole niivõrd oluline.

Seisukord_osal.PNG

MuIs 2.0-s on objekti kirjeldamise lehel võimalik objektile luua eraldatavaid osasid, mida on võimalik eraldi kirjeldada. Igale osale saab eraldi lisada seisundi.

Mina näen, et siin oleks vaja selgitus ja/ või vastust MKA ametilt. Loomulikult on vaja ka laiemat arutelu, kuid kõigepealt ootaks väga MKA kommentaari sellel teemale.  (saadan neile eraldi kirja, kuid loodan, et annavad vastuse siin keskkonnas:)  

1. Kas neil on olemas juba museaalhoonete seisundi hindamise juhend? 

2. Kas MuIS 2 on selle vajadusega arvestatud?

 

Avan natuke teemat laiemalt.
Jah puudub museaalhoone seisundi määramise juhend. Arvatavasti seetõttu, et selliseid museaale on vähe aga saan aru, et seisukorra määramine on probleemiks ka suuremate masinate puhul.
Me hetkel proovime oma muuseumi (EVM) siseselt välja mõelda kriteeriumeid mida museaalhoone puhul hindama peaks, seisundi mõttes. Seni on kirja saanud nii: drenaaž, elektrisüsteemid, biokahjustused, katus, kandekonstruktsioonid (seinad), aluskonstruktsioonid (vundament, sokkel), küttesüsteemid, haljastus. Kuna me alles arutleme sel teemal, siis pole need veel lõplikult paigas. Aga probleem on selles, et MuIS-i peaks justkui panema ühe sõnaga seisundi tervele hoonele. See ei ole võimalik.
Nüüd on küsimus, et kas uues MuIS-is saab olema võimalik panna seisund erinevatele hoone osadele? Siis oleks sellest seisundi määramisest ka mingit tolku. 
Ma leian, et peaks hoonete ja ehk ka muude keerukamate suuremõõtmeliste museaalid puhul korraldama mingi arutelu või vahetama kogemusi. Ilmselt on vaja laiemat arutelu selliste museaalide MuIS-i sissekandmise ja kuvamise kohta üldisemalt.

Kas küsimus on selles, et puudub juhend hoonete seisundi määramiseks või MuIS süsteem ei võimalda kirjeldada hoonete seisundit?


Viited ja lingid


Nimetus Kommentaar Lisainfo Fail
Museaali ja muuseumisse kauemaks kui aastaks hoiule võetud asja märgistamise ja säilitamise kordVastu võetud 08.07.2013. Muuseumiseaduse rakendusmäärus § 4. Museaalide ja hoiulevõetud asjade inventuur, punktid (1) kuni (6)
Muuseumide andmekogu asutamise põhimäärusVastu võetud 08.07.2013. Muuseumiseaduse rakendusmäärus § 24. Museaalide ja hoiulevõetud asjade inventuur.
MuuseumiseadusVastu võetud 19.06.2013§ 6. Museaali ja muuseumisse hoiule võetud asja märgistamine ning säilitamine, punkt (2)

5D Vision