Muuseumiväline kasutamine on museaali kasutamiseks andmine teisele muuseumile (mäluasutusele), asutusele, juriidilisele ja füüsilisele isikule.
Museaali võib välja anda näitusele, esindusotstarbeks, teadustööks, konserveerimiseks, digiteerimiseks jne, kui muuseum on veendunud museaali nõuetekohases säilitamises.
Museaali väljalaenaja ja laenulevõtja ei saa laenamise tingimustest ühtemoodi aru. Selle vältimiseks tuleb kõik laenamise tingimused kirjalikult fikseerida, kasutades vajadusel lisaks muuseumi väljaandeaktile lisalepingut. Kõik dokumendid tuleb nõuetekohaselt allkirjastada.
Muuseum tunneb survet museaal välja laenata, näiteks muuseumi rahalisele toetajale, isegi kui muuseum on teadlik, et laenaja ei kasuta museaali nõuetekohaselt. Sellisel juhul peab peavarahoidja viitama seadusele, mis ei luba museaali välja laenata, kui ei ole tagatud selle säilimine.
Museaali laenulevõtja (asutuses või organisatsioonis) poolt määratakse museaali eest vastutavat isik formaalselt, ametikohtade vahetumisel ei anta infot ja vastutust edasi.
Museaali kasutamise eesmärki kirjeldatakse pealiskaudselt, mistõttu läheb tuleviku jaoks kaduma kasutamise kaudu museaalile lisanduv kontektuaalne teave (näituse / trükise nimi, haridusprogrammi nimi, korrastustööde maht jne).
Museaalid laenutamisel liiga pikaks ajaks või tähtajatult kaob kontroll museaalide olemasolu ja seisukorra üle.
Pikendatakse laenutuse tähtaega, kontrollimata eelnevalt museaalide olemasolu ja seisundit. Tulemuseks võib olla, et laenaja kasutab museaali pikemat aega nõuetele mittevastavalt, või museaal on juba jäädavalt kahjustunud / kadunud.
Museaali kasutusse andmine eeldab õigeaegset sooviavaldust kasutajalt, et vajadusel teostada välja laenatava museaali konserveerimine või korrastamine ja kokku leppida konserveerimisega kaasnevate kulude katmine.
Laenamise soovi laekumisel vaadatakse üle, kas museaali füüsiline seisund kannatab transporti ja / või eksponeerimist, kas seda museaali on samal ajal plaanis eksponeerida oma muuseumis või on see juba lubatud mõnele teisele taotlejale. Otsusest teavitatakse laenusoovijat.
Enne ametlike dokumentide vormistamist lepitakse kokku museaali laenamise tingimused laenulevõtja ja museaalide väljalaenamise eest vastutaja (tavaliselt peavarahoidja) omavahelises suhtluses. Eriti hoolega tuleb muuseumi tingimusi selgitada juhul, kui laenulevõtja ei ole teine muuseum.
Laenaja muuseum peab veenduma, et laenutaja tingimused, eelkõige ruum, kus on plaanis museaali kasutada, vastavad museaali säilitamise tingimustele (turvalisus, õhutemperatuur, niiskus, valgus jms).
Läbirääkimiste käigus lepitakse kokku muuhulgas järgmised punktid, mis on rangelt soovitav kirjalikult fikseerida:
- kuupäevad ja tähtajad: millal museaali kasutatakse (eksponeeritakse), millal toimub museaali üleandmine kasutajale ja millal tagastatakse museaal omanikule;
- väljalaenaja muuseumi ja laenulevõtja kontaktisikud ning allkirjaõiguslikud isikud;
- transport: üldjuhul tasub transpordi ja pakendamisega seotud kulud museaali laenulevõtja, kes peab muuseumi eelnevalt informeerima, millist transporti ta kavatseb museaali puhul kasutada;
- museaali eksponeerimise ja trükises / uurimistöös kasutamise puhul omanikmuuseumile viitamise kord.
Museaal laenatakse välja laenulevõtja ametliku dokumendi alusel, milleks on taotlus MuISis või laenulevõtja allkirjaõigusliku esindaja poolt allkirjastatud garantiikiri (seal on kirjas kasutamise eesmärk, laenamisperiood, kontaktisik), milles laenulevõtja kohustub garanteerima museaali säilivuse ja tagastamise pärast kasutamise lõppu.
Museaali väljaandmine vormistatakse aktiga (MuISis väljaandeakt), kus fikseeritakse:
- kasutamise eesmärk (näituse / trükise vms nimi jms);
- museaali seisund ja võimalikud kahjustused väljalaenamise ajal (vajadusel seisundipass);
- museaali laenamise tingimused (nt transpordi korraldus jms), käsitlemise juhend;
- tagastamise tähtaeg.
Akti allkirjastavad laenaja ja laenulevõtja esindajad ning kinnitab väljalaenaja muuseumi direktor.
Museaali väljaandmine mittemäluasutusele (nt pikaajaline väljaandmine esindusotstarbeks)
Museaali väljaandmisel mõnda asutusse, mis ei ole muuseum, tuleb eriti hoolikalt laenulevõtjale tutvustada museaali eksponeerimise ja kasutamise tingimusi.
Museaali ei tohiks eksponeerida:
- koridoris, fuajees või mõnes muus välistingimustele avatud ruumis;
- ruumis, millele on juurdepääs asutusevälistel isikutel ja seetõttu on oht museaali turvalisusele;
- ruumis, kus toimub söömine ja joomine;
- ruumis, kus on oht, et inimesed võivad ettevaatamatusest või ruumi kitsikuse tõttu puutuda vastu museaali;
- ruumis, kus museaalile langeb otsene päevavalgus, õhutemperatuur ja/või -niiskus on palju kõrgem või madalam tavapärasest või esineb suuri kõikumisi; on tolmune või esineb muid museaale kahjustavaid tingimusi.
Soovitav on lisaks väljaandeaktile koostada leping, kus on kirjas laenamise tingimused ja mille allkirjastavad väljalaenava muuseumi ja kasutava asutuse juhid.
Leping peab kindlasti olema tähtajaline, maksimaalselt 5 aastat, klausliga, et poolte kokkuleppel on võimalik lepingut pikendada.
Lepingusse tuleb nimeliselt ja kontaktandmetega kirjutada mõlema osapoole laenamise eest vastutavad töötajad. Muuseumi poolt on selleks tavaliselt peavarahoidja.
Asutuse poolset laenu eest vastutavat töötajat tuleb instrueerida tema kohustustest, muuhulgas vajadusest anda teada muuseumile, kui laenutatud museaali on kavas paigutada mõnda teise, algsest kokkuleppest erinevasse asukohta. Lepingus võiks olla punkt, et museaali tohib liigutada ainult muuseumi loal.
Lepingus võiks olla punkt, mille järgi asutus kohustub teavitama muuseumi kirjalikult laenatud museaali eest vastutava töötaja muutumisest ja edastama uue vastutaja kontaktandmed.
Museaali laenulevõtja peab tagama vajadusel muuseumi töötajatele juurdepääsu museaalile selle seisukorra kontrolliks, näiteks seoses inventuuriga.
Museaali laenulevõtja kohustub museaali ajutiselt tagastama juhul, kui see on vajalik näituse, digiteerimise vms tegevuse jaoks.
Lepingus peab olema punkt, mille järgi laenulevõtja museaali kahjustumise korral kohustub tasuma konvserveerimise kulud, hävimise või kadumise korral maksma kinni museaali ühekordse väärtuse. Rahaline väärtus fikseeritakse eelnevalt lepingus.
Vajadusel peab lepingusse kirjutama, kuidas asutus viitab eksponeeritud museaali kuulumisele muuseumi kogusse, näiteks juuresoleval etiketil, seinatekstis või mujal.
Vajadusel võiks lepinguga kaasneda juhend, kuidas museaali eest asutuses hoolt kanda (tolmu pühkimine, kuiv / märg puhastus vms).
Museaali laenamine välisriiki
Museaali laenamisel välisriiki tuleb eriti hoolikalt uurida laenaja usaldusväärsust. Laenajaga, tavaliselt museaali eksponeerijaga, suheldakse otse, mitte näiteks eraisiku või Eesti saatkonna/esinduse kaudu. Viimane võib küll (organisatoorselt) toetada museaali laenamist, kuid kõik kokkulepped tuleb sõlmida otse museaali kasutajaga.
Museaali laenulevõtjaga fikseeritakse kõik tingimused kirjalikus, tavaliselt ingliskeelses lepingus, mille allkirjastavad mõlema poole juhid. Lepingu koostamise õigus on väljalaenaval muuseumil, kes võib kasutada ka laenulevõtja (muuseumi) lepingut, olles sellega eelnevalt tutvunud ja veendunud, et tingimused on sobivad.
Välisriiki museaali laenamise puhul tuleb vastuvõtja (muuseumi) tingimuste sobivuses veendumiseks tutvuda vastuvõtja tingimuste ametliku kirjeldusega (Facilities Report), kus peavad muuhulgas olema kirjeldatud (eksponeerimis-) ruumide kliima- (temperatuur, õhuniiskus, valguse tugevus) ja turvatingimused.
Enne museaali saatmist välisriiki tuleb kokku leppida, kuidas toimub vastuvõtvas muuseumis museaali käsitlemine. Laenajal muuseumil on õigus saata museaali lahtipakkimise ja eksponeerimiseks ettevalmistamise, mõnikord ka pärast eksponeerimist pakkimise juurde oma töötaja (kuriir), kelleks on tavaliselt konservaator või koguhoidja. Kuriiri reisi kulud katab üldjuhul laenulevõtja ning need lepitakse täpselt kokku lepingus. Kuriir kontrollib lahtipakkimisel koos vastuvõtva muuseumi esindajaga museaali seisundit. Kontrolli aluseks on eelnevalt koostatud kirjalik museaali seisundipass, kus on detailselt kirjeldatud museaali seisund koos viidetega võimalike kahjustuste asukohtadele.
Välisriiki laenamisel tuleb museaal kindlustada. Museaali kindlustushinna määrab omanikmuuseum. Hinna määramisel on abiks näiteks internetiotsing samalaadsete teoste või esemete hindade kohta oksjonitel. Riigile kuuluvate muuseumikogudega muuseumitel on kindlustamiseks võimalik kasutada Eesti riiklikku kindlustust väljaminevale laenule. Kui Eesti riiklikku kindlustust ei kasutata, peab laenulevõtja enne museaali väljalaenamist saatma kirjaliku tõendi (kindlustussertifikaadi), et museaal on vastuvõtja muuseumi riigi või erafirma kindlustuse poolt kindlustatud. Kindlustusmakse tasub laenulevõtja.
Museaali saatmisest välisriiki ja selle tagastamisest tuleb teavitada Muinsuskaitseametit spetsiaalse väljaveo avalduse kaudu.
Enne haruldase museaali välisriiki saatmist tuleks muuhulgas välja selgitada info selle omanike kohta enne muuseumisse jõudmist ja sellest tulenevalt hinnata riske, kas võib museaali ähvardada oht saada konfiskeeritud või arestitud (näiteks Venemaal, USAs). Kui tekib vähimgi kõhklus museaali tagasisaamise osas, tuleb museaali välisriiki saatmisest loobuda.
Näite lisamiseks pead olema sisselogitud.