Kogumistegevuse läbiviimisel tuleb lähtuda muuseumi kogumispõhimõtetest ja planeerida oma tegevused kogumisel väljaspool muuseumi (kogumisretked / aktsioonid) ning kogumistegevused muuseumis (annetuste vastuvõtmine). Materjali kogumisel tuleb järgida ühtset süstematiseerimis- ja andmete üleskirjutamismeetodit. Tegevus peab olema jätkusuutlik st võimaldama edasisi vajalikke toiminguid esemetega ning tagama kogusse arvelevõtu.
Kogumistegevuse töövoogu ei mõelda läbi.
Kogumistegevuse käigus ei talletata piisavalt informatsiooni. Esemetega kaasnev informatsioon ei ole hiljem esemetega kokkuviidav või jääb teistele muuseumitöötajatele arusaamatuks.
Kavandatakse, millist infot koguda, mida pildistada, kuidas anda kogutud objektile (esmane) nimetus, kuid ei fikseerita kokkuleppeid kirjalikult. Sellele järgneb kokkulepete vaba tõlgendus.
Digitaalse materjali kogumisel ei mõelda eelnevalt läbi ega lepita kokku üldpõhimõtteid: kogutavale materjalile esitatavaid kvaliteedinõudeid, mahtu, kasutusõigusi jms.
Tee kogumistegevuse käigus valik, mida koguda, lähtu muuseumi kogumispõhimõtetest.
Fikseeri kogu informatsioon, mida on võimalik kogutavate objektide juurde saada. MuIS-iga liitunud muuseumidel on soovitav kogumistöö käigus täita Teabe eelregistreerimise leht.
Arvesta, et kirja saaksid esmaseks dokumenteerimiseks vajalikud andmed:
- esialgne nimetus;
- autor ja / või teised loomisega seotud isikud (koostajad, lindistuse tegija/d jms)
- esmane lühikirjeldus ja taustateave (üleandja esitatud andmete põhjal);
- seisund ja kahjustused (olemasolu korral);
- üleandja nimi ja kontaktandmed, ostu korral isikukood või registrikood.
Pööra tähelepanu eseme juurde kuuluva taustateabe talletamisele, sest see on informatsioon, mida hiljem on keeruline või võimatu saada.
Ajutisel nummerdamisel arvesta museaalide füüsilise märgistamise nõuetega. Ajutisi numbreid võib panna külgeseotavate siltidega ja kirjutada pakenditele, kuid seejuures silmas pidades, et nad püsiksid, kuni ese saab signeeritud tulmenumbriga. Digitaalse materjali kogumisel mõelda läbi esialgne failinime vorm, mis on erinevate kogujate ja kogumistööde puhul ühtne.
Soovitav on juba kogumistöö käigus kokku leppida autoriõiguste ja isikuandmete kaitsega seonduvad küsimused. Võimalusel vormista kohe vastavad lisaleping/ud, mis on hiljem vastuvõtu aluseks.
Suuremate kogumite korral on kasulik kogumise käigus materjali süstematiseerida esemeliikide kaupa. See hõlbustab kogutud materjali pakendamist ja transporti ning edasist käsitlemist muuseumis.
Digitaalse materjali kogumisel (pildistamine, helisalvestamine, filmimine), mõtle läbi salvestuste formaadid ja suurused, et tulemuseks oleks arhiveerimiseks ja hilisemaks kasutamiseks sobilik materjal. Infomüra vältimiseks on soovitav hinnanguliselt planeerida vastuvõetava materjali kogust.
ARHEOLOOGIA
Nummerdatud, pakendatud ja korrastatud (vajadusel konserveeritud) arheoloogiliste leidudega koos antakse muuseumile üle leidude kirjeldamise andmetabel ja kaevamiste aruanne. Aruandest selgub leidude üles võtmise ja hoiule andmise printsiip. Andmetabel ja aruanne on aluseks leidude edasisel kirjeldamisel muuseumis.
Kaevamisi juhtinud arheoloog kohustab andma leiud ja aruande tähtaegselt muuseumile. (täpne kuupäev on kirjas MKA poolt väljastatud vastuses arheoloogilise uuringu teatisel sätestatud tähtajal, mis on muinsuskaitseseadusest tulenevalt 3 kuud pärast välitööde lõppu)
Juhul kui arheoloogil ei ole võimalik tähtaegselt leide ja uuringuaruannet üle anda on ta kohustatud sellest teavitama MKA ja muuseumit ning leppima kokku uue tähtaja.
Kui asi viivitub, siis peab muuseum pöörduma MKA poole, kellel on võimalus kasutada arheoloogi mõjutusvahendina nii sunniraha kui ka edasiste uuringute mitte lubamist.
Näite lisamiseks pead olema sisselogitud.